Žádost o dotaci, vyplněná na formuláři Ministerstva kultury pro vybranou oblast, musí být odeslána v řádném termínu stanoveném pro daný grantový/programový okruh. Splňuje-li žádost spolu s přílohami požadované náležitosti a podmínky grantového řízení, je poskytnuta k hodnocení grantové komisi, která je složena z odborníků pro danou oblast v souladu s Příkazem ministra kultury č. 14/1999 o jednacích řádech grantových komisí a subkomisí, a to zpravidla do konce měsíce února roku, v němž se grant - dotace ze státního rozpočtu uděluje. Na jejím zasedání jsou předloženým projektům podle předem definovaných kritérií - např. přínos projektu pro obor (objevná dramaturgie, vysoká umělecká a odborná úroveň, koncepce apod.), záběr působnosti z geografického hlediska (požadavek celostátního nebo mezinárodního významu, minimálně však nadregionálního významu), reálnost projektu, včetně přiměřenosti nákladů, soulad projektu s příslušným vypsaným okruhem, oprávněnost použití dotace v předchozím období, včetně jejího vyúčtování - přiděleny body a hlasováním se rozhoduje o výši doporučené dotace. Návrhy grantové komise jsou předloženy ministru kultury ke schválení, následně se stávají veřejnými a dostupnými na internetových stránkách MK ČR.
Pokud předkladatel projektu nepředloží žádost kompletní, je o tom písemně vyrozuměn.